Binalarda yangın güvenliğine yönelik alınan önlemlerin zamanla işlerliğini yitirmesine sebep
olabilecek olası arızaların önüne geçebilmek ve sistemlere ihtiyaç duyulduğu zaman beklenen
performansı göstermeye devam ettiğinden emin olmak için düzenli aralıklarla kontrol, test ve bakım işlemleri yapılmalıdır.
Sistem bakımlarında ne tür kontrol işlemleri bulunmaktadır?
Kontrol işlemleri dört ana başlık altında toplanabilir. Gözle kontrol esasına dayalı “periyodik kontroller” (“denetim” veya “muayene” olarak da ifade edilebilir) sık periyotta ve diğer kontrol işlemlerine nazaran daha kısa sürede ve daha kolay gerçekleştirilir. Sistemlerin ihtiyaç duyulduğu zaman tasarım kriterlerini karşılayacak şekilde performans gösterdiğinden emin olmak için “fonksiyon testleri” yapılır. Bu testler yalnızca sistemler devreye alınırken değil, devreye alındıktan sonra da belirli aralıklarla ilgili ulusal ve uluslararası standartlarda veya üretici tarafından hazırlanan teknik kılavuzlarda tarif edilen şekilde yapılmalıdır. Sistemlerin arızaya düşme oranını azaltmak veya arızalanma ihtimali yüksek sistemlere müdahale etmek için “periyodik kontrol” işlemlerine nazaran daha uzun aralıklarla gerçekleştirilen ancak işlem süresi olarak daha uzun süreye sahip olan “periyodik bakım” işlemleri de yine kontrol işlemlerinde büyük öneme sahiptir. Sistemlerin bakımları da yine ilgili ulusal ve uluslararası standartlarda veya üretici teknik kılavuzlarında tarif edildiği şekilde yapılmalıdır. Kontrol işlemleri sınıflandırması kapsamında yer alan “kestirimci bakım” işlemleri ise periyodik kontrol, test ve bakım süreçlerinden elde edilen verilerin doğru şekilde yorumlanıp kullanılmasına bağlı olarak belirlenen ve sistemlerin henüz arızaya düşmeden önce müdahalesine dayanan işlemlerdir. “Kestirimci bakım” işlemlerinde bir periyot bulunmamakta olup, sistemlerin ömrünü arttırmak ve arızaya düşme ihtimalini azaltmak için takip edilen bir bakım yöntemidir.
Sistemler neden bakıma ihtiyaç duyar ve tesisler sistemlerin bakım süreçlerinden sorumlu mudur?
Periyodik kontrol, test ve bakım işlemlerinin yalnızca mekanik ve elektrik yangın korunum sistemleri için değil aynı zamanda mimari ve inşai yangın önlemleri için de geçerli olduğu göz önünde bulundurulmalıdır. Enerji beslemesi gerektiren ekipmanlar kullanılması sebebiyle aktif yangın korunum sistemi olarak sınıflandırılan yangın algılama ve alarm sistemi, otomatik söndürme sistemi, duman kontrol sistemi vb. sistemler için ulusal ve uluslararası standartlarda tanımlanan periyodik kontrol, test ve bakım yöntemleri takip edilmekte olup, benzer şekilde kaçış yollarının boş tutulması, yangın zon bütünlüğünün korunması, yangın ve kaçış kapılarının kontrolü vb. yangın güvenlik önlemleri için de ulusal ve uluslararası standartlarda tanımlanan periyodik kontrol yöntemleri takip edilmelidir. Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik’te (BYKHY) sistem ihtiyaçlarının anlatıldığı ilgili başlıkların altında, sistemlerin periyodik kontrol, test ve bakım işlemlerinin de yapılması ile ilgili zorunluluklardan ve bu işlemlerin yapılmasında sorumlu olan kurum ve kişilerden de bahsedilir. BYKHY’ye göre, yangın korunum sistemlerinin periyodik kontrol ve bakımlarından bina veya işyeri sahibi ve yöneticileri veya bu kişilerin yazılı olarak sorumluluklarını devrettiği bina yetkilileri sorumlu tutulmakta olup, sistemlerin işler halde tutulması ve ihtiyaç halinde çalışır durumda olacaklarından emin olunması elzemdir. Yangın korunum sistemlerinin periyodik kontrol, test ve bakımlarının nasıl yapılacağı ile ilgili olarak ise BYKHY’de yeterli hüküm bulunmamakta olup, bu tür durumlarda yönetmeliğin ilkelerle ilgili 5.maddesinin 2.fıkrası gereği sırasıyla Türk standartlarına, Avrupa standartlarına, burada da yeterli hüküm yok ise, uluslararası geçerliliği kabul edilen uluslararası standartlara başvurulması ve ilgili standartlarda ayrıntılı şekilde tarif edilen periyodik kontrol, test ve bakım işlemlerinin takip edilmesi gerekir.
Mevcut Tesislerde Bakım Süreçleri Nasıl Yönetiliyor?
Hali hazırda işletme sürecinde olan ve farklı kullanım amaçlarına sahip 36 tesis ile birlikte yangın korunum sistemlerinin bakım süreçlerinin incelenmesine yönelik ortak bir çalışma yürütülmüş olup, çalışmanın sonuçları ilgili başlıklar altında paylaşılmıştır.
Yangın korunum sistemlerinin periyodik kontrol, test ve bakım süreçleri ile ilgili çalışmalara katılan bina işletmeleri altı farklı kullanım sınıfı içerisinde yer almaktadır. Kullanım sınıflarına göre çalışmaya katılan işletme sayıları Tablo 1’de verilmiştir.
Çalışmaya katılan binaların tamamında aşağıdaki yangın korunum sistemleri tesis edilmiştir:
- Yangın Pompa Sistemleri
- Otomatik Söndürme Sistemleri
- Elle Yangına Müdahale Sistemleri
- Duman Kontrol Sistemleri
- Yangın Algılama ve Alarm Sistemleri
Binalarda belirli sistem bakımlarını yapabilen teknik personeller bulunmaktadır. Ayrıca, bina işletmelerinin tamamı bağımsız kuruluşlar (sigorta firmaları, muayene kuruluşları vb.) tarafından da denetime tabidir. Bu sebeple, yangın korunum sistemlerinin periyodik kontrol, test ve bakımlarına yönelik raporlar bina işletmeleri tarafından arşivlenmekte ve periyodik olarak ilgili kuruluşlarla paylaşılmaktadır.
Bina işletmelerinde periyodik kontrol, test ve bakım süreçlerinin doğru şekilde yürütülebilmesi için öncelikle bina işletmesinin bu konuda planlama yapması oldukça önemlidir. Planlama yaparken, bakım personelinin ve/veya ekiplerinin belirlenmesi, bakım ihtiyacı duyulan envanterin listelenmesi, uluslararası standartlara uygun bakım periyotlarının belirlenmesi, ana sistemler özelinde teknik servis bakımları için periyotların belirlenmesi ve bakım raporlarının nasıl arşivleneceğine yönelik çalışmaların ortaya konulması gerekir. Bina işletmeleri ile yapılan bu çalışma kapsamında, bina işletmelerinin bakım planlamasını mevcut durumda nasıl yaptığı ve özellikle teknolojinin getirdiği yeniliklerin bakım planlamasına doğru şekilde entegre edilmesine yönelik neler yapılabileceği hakkında çalışmalar ortaya konmuştur.
Çalışmaya dahil olan altı farklı kullanım amacındaki toplam 36 adet binada, bakım planlamasının temel ayağı olan personel istihdamı ve teknik personel desteğine yönelik mevcut çalışmalar incelediğinde, çalışmaya katılan bina işletmelerinin %75’inin bakım personelleri çalıştırdığı ve yangın korunum sistemlerinde kullanılan ekipmanların periyodik kontrol, test ve bakım süreçlerinin sorumluluğunun belirli bir personele verildiği ortaya çıkmıştır. Çalışmaya katılan bina işletmelerinden yaklaşık %20’sinde ise, yangın korunum sistemleri için belirli bir personel ataması yapılmadan, bina işletmesinde görev alan personellerden bakım takvimine göre müsait olan personele ilgili bakım sürecini yönetmesi konusunda görevlendirme yapılmaktadır. Çalışmaya katılanların %5’ini oluşturan işletmelerde ise, sistemlerin periyodik kontrol, test ve bakım süreçlerine yönelik bir planlama yapılmadığı sonucu çıkmıştır.
Binalarda istihdam edilen teknik personellerin yanı sıra, ana sistemler için belli periyotlarda ilgili sisteme hakim teknik servislerden de destek alınması uluslararası standartlar tarafından zorunlu tutulmaktadır. Yangın pompa sistemleri, yangın algılama ve uyarı sistemleri vb. sistemler için yılın belirli periyotlarında teknik servis tarafından kontrol, test ve bakımlar yapılmalı ve olası arıza durumları tespit edilerek gerekli onarım işlemleri gerçekleştirilmelidir. Bu kapsamda, çalışmaya dahil olan bina işletmeleri ile yapılan görüşmeler sonucunda, çalışmaya katılan binalardan %92’sinin ana sistemler için teknik servis desteği aldığı ve yılın belirli periyotlarında teknik servisleri binaya davet ederek sistemlerin kontrol, test ve bakımlarını yaptırdığı sonucu çıkmıştır. Çalışmaya katılan ve teknik servis desteği almayan %8’lik kısmı ise yine konut tipi binaların oluşturduğu sonucu çıkmıştır.
Çalışmaya katılan binalardaki mevcut periyodik kontrol, test ve bakım periyotları, uluslararası standartlarda tarif edilen periyotlar ile karşılaştırılmış olup, uluslararası standartlara uygun olarak bakım planı yapan işletme sayıları ve bu sayıların çalışmaya katılan binalar arasındaki yüzdelerine yönelik sonuçlar paylaşılmıştır.
Uluslararası standartlarda tanımlanan periyodik kontrol, test ve bakım periyotları göz önüne alındığında; binaların günlük kontrol kapsamında yangın algılama ve uyarı sistemlerini gözle kontrol etmeleri, haftalık kontrol kapsamında yangın pompa sistemlerini gözle kontrol etmeleri, aylık kontrol kapsamında yangın pompa sistemi gözle kontrolleri ve fonksiyon testleri, ıslak alarm vanaları, otomatik söndürme sistemleri, taşınabilir söndürme tüpü kontrolleri, acil aydınlatma ve yönlendirme sistemini gözle kontrol etmeleri beklenir. 3 aylık periyotlarda; dizel motor tahrikli yangın pompasının bakımı, elektrik motor tahrikli yangın pompasının kontrolü, sulu söndürme sistemi ekipmanlarının kontrolü, davlumbaz söndürme sisteminin kontrolü ve bakımı ve itfaiye su verme ağzı kontrollerinin yapılması, 6 aylık periyotlarda ise; yangın pompa sistemlerinin kontrol, test ve bakımı, söndürme sistemi ekipmanlarının kontrolü ve testi, diğer söndürme sistemlerinin kontrol, test ve bakımı ve algılama ve uyarı sistemlerinin ise kontrolü gerçekleştirilmelidir. Son olarak yıllık periyotta ise, sistemlerin kapsamlı şekilde kontrol, test ve bakım prosedürlerinin işletilmesi gerekmektedir. Yıllık periyodun ötesinde başta sprinkler başlıkları olmak üzere belli başlı sistemlerin 3 yıllık, 5 yıllık, 10 yıllık, 25 yıllık ve 50 yıllık kontrol, test ve bakım prosedürleri bulunmakta olup, işletmede öncelikle yıllık periyotların hazırlanması sonrasında periyodu bir yıldan fazla olan kontroller için de prosedürlerin hazırlanıp zamanı geldiğinde bu kontrol işlemlerinin de gerçekleştirilmesi oldukça önemlidir.
Çalışmaya katılan binaların kontrol, test ve bakım periyotları haftalık, aylık, 3 aylık, 6 aylık ve yıllık olmak üzere derlenmiş olup, uluslararası standartlara uygun şekilde kontrol, test ve bakım periyotlarını belirlemiş olan firmaların sayısı Tablo 10’da verilmiştir.
Tablo 3’te yer alan, yangın korunum sistemlerinin periyodik kontrol, test ve bakım süreçlerine yönelik planlamasını uluslararası standartlara uygun şekilde hazırlayan bina sayıları incelediğinde, özellikle sık periyotlardaki (günlük, haftalık ve aylık) kontrol, test ve bakımların daha az sayıdaki bina tarafından uygun şekilde yapıldığı görülmektedir. Bu durumun başlıca sebebi, bina teknik ekiplerinin uluslararası standartlarda tariflenen kontrol, test ve bakım periyotlarına hakim olamamasıdır. Bir diğer sebep ise, kontrol işlemlerinin zaman alacağını düşünerek daha fazla teknik personel istihdam etmemek adına, kontrol, test ve bakım periyotlarını sıklaştırmaktan kaçınmaktır. Halbuki sık periyotlarda yapılan işlemler ağırlıklı olarak gözle kontrol işlemleri olup, bu işlemlerin gerçekleştirilmesi bina personellerinin sistemlere aşina haline gelmeleri için de önemlidir ve bu işlemler için ilave uzman personel istihdam edilmesine ihtiyaç duyulmamaktadır. Sık periyotlarda gerçekleştirilen kontrol işlemleri geleneksel bakım süreci içerisinde değerlendirilse de, aslında işletmeler için kestirimci bakım süreci içerisinde de değerlendirilebilir. Gözle kontrol işlemleri uluslararası standartlarda tarif edilen periyotlarda yapıldığı sürece, ekipmanın arızaya düşme ihtimali azalmakta, daha da önemlisi ekipmanların arızalı konumda kalma süreleri kontrol sıklığına kadar düşmektedir. Bu sayede, arızalandığı zaman uzaktan izleme yoluyla takip edilemeyen ekipmanların, gözle kontrol işlemleri sayesinde arıza tespiti yapılıp daha erken müdahale edilebilmektedir.
İşletmelerdeki periyodik kontrol, test ve bakım planlamasının son ayağı, yapılan işlemlerin ne şekilde raporlanıp arşivleneceğidir. Raporlama ve arşivleme, periyodik kontrol, test ve bakımların doğru şekilde yapılması kadar önemli bir konu olup, özellikle kredi kuruluşları, muayene kuruluşları, sigorta firmaları, firma içi denetleme birimleri vb. kurum ve kuruluşlar tarafından düzenli olarak denetime tabi olan bina işletmeleri için kritik bir öneme sahiptir.
Çalışmaya dahil olan bina işletmeleri farklı yöntemleri kullanarak periyodik kontrol, test ve bakım çalışmalarını raporlandırmakta olup, bu raporları yine farklı yöntemler kullanarak arşivlemekte ve denetim zamanında ilgili kurum ve kuruluşlara teslim etmektedir. Çalışmaya katılan 36 bina işletmesinden yalnızca iki tanesi kontrol, test ve bakım raporlarını arşivlemediğini, kalan 34 işletme ise çıktı olarak, bilgisayar ortamında ve kullandıkları bakım takip ve yönetim programları üzerinde arşivleme yaptıklarını belirtmiştir. Çalışmaya katılan bina işletmelerinin raporları arşivleme yöntemine göre dağılımı Tablo 11’de verilmiştir.
Geçmişten gelen alışkanlıklar sebebiyle, bina işletmelerinin büyük çoğunluğu bakım raporlarını çıktı olarak arşivlemekte iken, bu konuda yaşadıkları sıkıntıların da farkındadırlar. Özellikle denetim zamanlarında raporlara kolay erişim imkanı sağlayamamaları ve denetim firmalarına raporların teslimleri konusunda güçlük yaşanmaktadır. Günümüzde, teknoloji firmaları tarafından üzerine yoğun çalşmalar yapılan bakım takip ve yönetim programlarının da kullanımı giderek yaygınlaşmaktadır. Özellikle periyodik kontrol, test ve bakım formlarının sisteme yüklenmesi, ilgili teknik personele sistem üzerinden atama yapılması ve raporların dijital olarak arşivlenmesi konusunda büyük kolaylık sağlayan bakım takip ve yönetim programları sayesinde bina işletmeleri hem bakım sürecini kolay şekilde takip edebilmekte hem de denetim zamanlarında ilgili kuruluşlara bakım raporlarını yine sistem üzerinden kolaylıkla iletebilmektedir.
Raporlandırma ve arşivleme konusundaki çalışmalardan elde edilen bir diğer kıymetli bilgi ise, çalışmaya katılan bina işletmelerinin yangın korunum sistemlerinin periyodik kontrol, test ve bakım süreçleri hakkında sıkı bir denetime tabi olduklarının öğrenilmesidir. Özellikle sigorta firmaları ve muayene kuruluşları bu konuda düzenli olarak bilgi talep etmektedir. Bu firmaların yanı sıra, üst yönetim ve binada yer alan kiracıların yönetim ekipleri tarafından da bina işletmelerinin bakım raporları talep edilebilmektedir. Çalışmaya katılan bina işletmeleri ile yapılan görüşmeler neticesinde elde edilen, bina işletmelerinden bakım raporlarının talep edilme istatistiği Tablo 5’te gösterilmiştir.
Tablo 5 incelediğinde, çalışmaya katılan binaların yaklaşık %67’sinin üst yönetimler tarafından denetlendiği, buna ilave olarak çalışmaya katılan binaların yarısının ayrıca sigorta firmaları ve muayene kuruluşları tarafından da denetlendiği görülebilir. Uluslararası denetim firmaları tarafından denetime tabi olan bina işletmeleri de bulunmakta olup, denetime tabi olmayan bina işletmelerinin yüzdesinin ise yalnızca %8 olduğu ortaya çıkmıştır. Tabloda yer alan bina sayılarından da anlaşılacağı üzere, birden fazla kurum tarafından rapor talep edilebilmekte, özellikle alışveriş merkezi, ofis vb. bina tiplerinde kiracıların da bu konuda talepleri bulunabilmektedir. Bu konudaki çalışma sonuçları göz önüne alındığında, bina işletmelerinin denetime tabi olduğu ve bu denetimlerden geçebilmek için sistemlerin periyodik kontrol, test ve bakım süreçlerini çok iyi şekilde yönetmesi ve raporlandırması gerektiği ortaya çıkmaktadır.
Daha İyi Bir Bakım Yönetimi Nasıl Mümkün Olabilir?
Binalarda can ve mal güvenliğini sağlamak amacıyla tesis edilen yangın korunum sistemlerinin standartlara uygun şekilde projelendirilip devreye alındıktan sonra sistemlerin sürdürülebilirliğini de sağlamak esastır. Yangın korunum sistemlerinin sürdürülebilirliğini sağlamanın temel yolu ise, konuyla ilgili uluslararası standartlarda tarif edilen periyodik kontrol, test ve bakım yöntemlerinin takip edilmesidir. Bu yöntemlerin uygulanmasında; öncelikle periyodik kontrol, test ve bakım formlarının hazırlanması, bina işletmesinin teknik personel planlaması ve bakım raporlarının düzenlemesi büyük öneme sahiptir. Bina işletmeleri ile yapılan çalışmalar neticesinde, farklı kullanım amacına sahip işletmelerdeki mevcut periyodik kontrol, test ve bakım süreçleri incelenmiş ve konuyla ilgili değerlendirme yapılmıştır. Çalışmalardan elde edilen sonuçlar incelediğinde, işletmelerdeki mevcut periyodik kontrol, test ve bakım süreçleri ile ilgili genel tespitler şu şekildedir:
- Sistem bakımlarına yönelik teknik personel planlamasında özellikle konut tipi binalarda bu konuda yapılan çalışmaların yetersiz olması, bunun sebebinin de konut binalarında yeterli sayıda teknik personel istihdam edilmiyor olmasıdır.
- Farklı kullanım amacına sahip binalarda, sistemlerin periyodik kontrol, test ve bakımları için hazırlanan kontrol listelerinin uluslararası standartlara uygun olmaması.
- Uluslararası standartlara göre daha sık periyotlarda yapılması gereken gözle kontrol işlemleri için planlama yapılmamış olmaması. Bu planlamanın yapılmamasının temel sebebi, gözle kontrol işleminin çok vakit alacağının düşünülmesi olup, aslında gözle kontrol işlemleri kısa sürede tamamlanabilen ve çok özel uzmanlık gerektirmeden yapılabilen kontrol işlemleridir.
- Periyodik kontrol, test ve bakımlara yönelik hazırlanan raporların benzer formatta olmaması ve raporların arşivlenmesinde güçlük yaşanması.
- Denetime tabi olan bina işletmelerinin sistemlerin periyodik kontrol, test ve bakım süreçleri ile ilgili denetimlerden kolay şekilde geçememesi.
- Sistemlerin periyodik kontrol, test ve bakım süreçlerine yönelik teknik personel gideri ve bakım maliyetlerinin fazla olması ve bu süreçler için ciddi zaman harcanması. Bina işletmelerinin bakım takip ve yönetim programları ile bu sorunun üstünden gelmesi mümkündür. Özellikle teknolojinin gelişimi ile birlikte ortaya çıkan bu tür programlar hem bakım planlaması konusunda işletmelere zaman tasarrufu sağlamakta hem de veri kullanımı ile yaptığı analizler sayesinde bakım maliyetlerini düşürülmektedir.
Bina işletmelerindeki mevcut bakım süreçleri göz önüne alındığında, işletmelerin teknolojik altyapıya sahip bakım takip ve yönetim programlarını kullanmasının ihtiyaç olduğunu söylemek yanlış olmaz. Bu tür programlar sayesinde, bina işletmeleri yangın korunum sistemlerini/ekipmanlarını uzaktan takip edip bu sistemlerden/ekipmanlardan istediği türde veriyi alabilecek ve bu verileri doğru yorumlamak kaydıyla veri analizi yapıp zaman ve maliyet tasarrufu sağlayabilecektir. Bu tasarrufların yanı sıra, veri analizi ve buna bağlı olarak ortaya koyacağı kestirimci bakım prosedürleri sayesinde, denetime tabi olan bina işletmelerinin, denetimden çok daha hızlı ve kolay şekilde geçmesi mümkün olacak ve özellikle yangın güvenliğine yönelik binasını sigortalatan işletmeler süreç içerisinde sigorta priminden avantaj sağlayacaktır. Bakım süreçlerini belli bir disiplinde yöneten, ekipmanlarına özel kestirimci bakım prosedürlerini oluşturan binaların güvenilirliği ve prestiji de artacaktır.
